Ketidaktuntasan Sosialisasi PPTA Berujung Kebingungan ORMAWA

(Foto: Nana)

  lpmalmillah.com - Jumat (02/07/2021), Senat Mahasiswa Institut (SEMA-I) melaksanakan Sosialisasi Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi (PPTA). Sosialisasi ini dilaksanakan di gedung Indrakila IAIN Ponorogo. Dalam pembahasan PPTA, para delegasi Organisasi Mahasiswa (ORMAWA) mengalami kebingungan terkait penomoran surat.

Sosialisasi PPTA dilaksanakan pada pukul 14.12 WIB setelah agenda pemaparan program kerja oleh Dewan Eksekutif Mahasiswa Institut (DEMA-I). Sosialisasi ini bertujuan mempermudah sekretaris dalam melaksanakan administrasi, khususnya terkait penulisan nomor surat dan pengarsipan. “Tujuannya lebih kepada arsipnya supaya lebih mudah, kemudian nomor-nomor surat yang hilang itu kita bisa cepat deteksi,” terang Sella Febriyanti selaku Controlling and Budgeting.

Berbeda dengan Sella, Dodi Agus Purwanto selaku presidium menyatakan bahwa sosialisasi PPTA bertujuan mengevaluasi lembaga yang berada di bawah naungan Republik Mahasiswa (RM) dengan landasan hukum administrasi yang telah ditetapkan. Maka dari itu, sosialisasi perlu dihadiri dua orang delegasi setiap ORMAWA yakni ketua dan sekretaris. “Kita mengundang delegasi dua orang setiap ormawa yang kita harapkan dari ketua sendiri dan sekretaris,” ungkapnya.

Sosialisasi berlangsung hingga pada pembahasan BAB IV tentang Pedoman Teknis Surat, Proposal, LPJ, Stempel, Buku Agenda dan Buku Kas. Pembahasan tersebut menuai tanggapan dari ORMAWA, salah satunya dari perwakilan UKM UKI, Achmad Nur Wakhid, yang bertanya terkait urutan penomoran surat. Akan tetapi, jawaban yang diberikan presidium masih belum menemukan titik terang, sehingga menimbulkan kebingungan.

Selain UKM UKI, UKM Mapala Pasca juga masih merasa sedikit kebingungan mengenai perubahan PPTA yang telah disosialisasikan oleh presidium. “Sedikit bingung sebenarnya, karena secara otomatis harus mengubah tatanan penomoran yang sudah lama ada. Tapi, dengan ini kita dan seluruh ORMAWA bisa saling berkeluh kesah,” ujar Ika Lasmita S.

Sementara itu, perwakilan UKM Reog juga mengatakan bahwa terdapat kesalahpahaman terhadap kepenulisan nomor surat. “Redaksi di PPTA ada yang kurang tepat terkait nomor urut surat,” ujar Danis Affan Andrean.

Pembahasan penulisan nomor surat yang memakan banyak waktu mengakibatkan pembahasan BAB PPTA selanjutnya tidak dapat dilakukan karena keterbatasan waktu. Menindaklanjuti sosialisasi PPTA yang belum tuntas, presidium memutuskan untuk membuat forum di luar sosialisasi tersebut. “Mungkin sosialisasi lanjutan tidak diadakan dalam bentuk formal, dibuat forum non-formal. Jadi, kita kumpulkan sekretaris ataupun ketuanya,” jelas Dodi.

Reporter: Nana dan Dian